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AI.빅데이터가 몰고 올 소통방식의 변화...위하고T로 대비한다②

최근 한 조세연구단체의 포럼이 열렸다. 포럼의 주제 중 하나가 인공지능, 빅데이터 등 4차 산업혁명과 관련한 내용이었다.

포럼에서 눈에 띄는 대목이 있었다. 인공지능(AI)과 빅데이터라는 변화에 걸맞게 세무대리인의 소통 방식에도 변화가 있어야 한다는 발제자의 주장이었다. 전통적인 사무실내 대면 방식에서 이메일, 문자메시지, 소셜 네트워크, 실시간 채팅, 원격현장 등 다양한 의사소통 방식을 수용하고 활용해야 한다는 것이었다.

현장에서 세무대리 업무를 수행하고 있는 세무사들 역시 세무업무가 더 많이 자동화되면, 결국 세무사와 수임고객간, 세무사와 직원간 커뮤니케이션(소통)이 중요해질 것이라고 입을 모은다.

더존의 위하고 시스템은 위하고T와 T엣지를 통해 세무사와 수임고객간, 세무사와 세무사사무소 직원간, 세무사사무소 직원과 수임고객간 소통과 협업을 강화한 게 하나의 특징이다.

카톡과 같은 기능을 가진 위톡(WE톡), 자체 이메일 및 인터넷팩스, 자체 오피스 프로그램인 원피스 등이 위하고T에 탑재돼 원활한 커뮤니케이션을 돕는다.

WE톡은 업무전용 메신저로, 현재 많이 사용하고 있는 카톡 기능과 비슷하다. 예를 들어 수임거래처의 사업장 주소가 바뀌었다고 가정하자. 수임거래처 직원이 T엣지 위톡에 ‘사업장 주소가 바뀌었다’고 써서 보내면, 그 내용은 곧바로 세무사사무소 직원 위톡에 뜨고 알림 카운트가 표시된다. 이어 이 위톡 내용을 확인한 세무사사무소 직원이 ‘임대차계약서를 보내주면 정보를 정정하겠다’고 위톡을 보내면, 다시 거래처 직원은 임대차계약서를 핸드폰으로 찍어서 위톡에 올려주면 끝이다.

WE톡은 현재 카톡을 이용한 업무처리 방식과 달리 세무사사무소 직원이 퇴사하더라도 거래처와 그동안 진행된 업무를 세무사가 모두 체크하고 확인할 수 있으며, 후임 직원의 업무인수인계 때도 파일 모아보기에서 퇴사한 직원의 업무내용을 모두 확인할 수 있어 수월하다.

특히 WE톡은 세무사사무소 직원이 여러 명일 경우 효과를 더욱 발휘한다. 세무사사무소 직원과 수임고객간 그동안의 커뮤니케이션 이력이 그대로 남아 있고 확인 가능하기 때문에 수임고객의 업무를 놓칠 가능성을 그만큼 줄여주는 장점이 있다.

위하고T는 개인 메일을 회사업무에 사용하지 않도록 업무용으로 최적화된 회사 업무용 메일을 제공한다. 예를 들어 거래처에서 1기 예정 부가세 신고관련 자료를 이메일로 보내면 세무사사무소 메일함에 거래처별로 자동 분류돼 저장된다.

또 세무사사무소의 메일로 들어오는 순간 알림 카운트가 표시돼 반드시 메일을 확인하도록 한다. 물론 위하고T 메일에서 네이버, 다음, 지메일도 조회할 수 있다. 위하고T에서 제공하는 메일은 세무사사무소 직원이 퇴사해도 송.수신 메일을 확인할 수 있을 뿐만 아니라 500기가의 용량을 제공하므로 지우거나 별도로 백업을 받을 필요가 없다.

위하고T에는 팩스를 주고 받는 기능도 탑재돼 있다. 팩스 기기 없이 송수신이 가능하다. 팩스도 메일처럼 거래처별로 자동 분류돼 접수되며, 팩스를 받자마자 세무사사무소에서 팩스 서류에 제목을 수정하거나 기입해 저장할 수 있는 장점이 있다. 거래처별로 팩스가 접수되고 제목이 붙어 있어 검색해 찾기가 용이하다.

원피스는 문서업무용 오피스 프로그램으로, 한글과 워드, 엑셀, 파워포인트를 합쳐 놓은 기능을 한다. 별도의 오피스 프로그램 라이선스를 구매할 필요가 없는 장점이 있다.

위하고T는 이외에도 일정관리, 할 일 관리, 수임처 관리 기능을 제공한다. 세무사가 직원에게 처리해야 할 업무내용과 처리기간을 대시보드에 입력하면 직원의 업무체크리스트에 자동으로 그 내용이 뜨고, 일일 현황판을 통해서는 오늘 직원들이 해야 할 일을 모두 체크할 수 있다. 현황판을 보면 세무사가 무슨 업무를 누구에게 지시했는지 지연된 업무가 있는지 파악할 수 있다.

기장 진도 현황도 확인할 수 있다. 직원별로 기장 진도율을 볼 수 있어 업무가 더딘 직원의 일을 숙련된 직원에게 부여하는 등 위기대처 능력을 키울 수 있고, 신고기간 직원별로 신고 완료 건수를 체크할 수 있다. 신고가 끝나면 홈택스 접수증을 자동 스크래핑해 와 위톡으로 거래처에 보낼 수도 있다.

뿐만 아니라 수임거래처의 연도별 직원 증감현황, 월 전표건수 증감 현황, 월별 미수금 현황 등을 조회 가능해 세무사사무소의 경영의 효율성을 높이는데 도움을 받을 수 있다.

이와 같은 모든 업무처리를 인터넷상에서 시간과 공간의 제약 없이 할 수 있다. 웹 주소 로그인 권한만 가지면 언제 어디서든 스마트폰이나 노트북, PC에 접속해 업무를 볼 수 있는 것이다.


김유리 기자   kyr@taxtimes.co.kr

입력 : 2019-08-27 11:18:36

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