서울시가 중앙 서버를 통해 출력장비를 공유하는 스마트 사무환경을 구축해 연간 182억원의 비용절감 효과를 기대할 수 있게 됐다.

서울시는 20일 문서출력 체계의 대대적이 혁신을 포함해 문서보안·복합기유지·관리 등에 대한 시스템을 구축하는 내용을 골자로 한 ‘문서출력통합관리서비스(MPS, Managed Print Service)를 2월까지 신청사에 도입한다고 밝혔다.

MPS는 ▲클라우드 프린트 시스템(아무 때나 모든 복합기에서 출력 가능) ▲지문․공무원증 인증 출력시스템 ▲팩스수신 전자화, PC로 팩스송신 ▲사용량 관리시스템 ▲장비 실시간 모니터링 시스템 ▲스캔문서-email 자동전송 등 총 6개 시스템으로 구성돼 있다.

특히 핵심 기능인 클라우드 프린트 시스템은 중앙에 서버를 두고 개별 프린터와 연계하면 출력데이터를 중앙이 저장해 지문이나 공무원증으로 인증만 하면 출력이 가능하다.

토너잔량·기기장애 상태를 실시간 모니터링 할 수 있는 ‘장비 실시간 모니터링 시스템’은 토너 교체·장애 발생 등을 신속히 처리할 수 있고, 팩스 수진 전자화는 상대방이 보낸 종이팩스가 전자문서로 자동 변환돼 PC 또는 스마트폰으로 확인 및 출력할 수 있다.

서울시는 이번 MPS도입으로 공유를 통한 부서별·층별 공간배치 전환으로 장비 구매비용 절감이 연간 20억원, 토너 등 소모품 비용 절감이 연간 19억원, 기기배치 감소로 인한 공간 활용을 사무실 평균 임대료로 환산하면 연간 143억원 등 연간 총 182억원의 절감 효과를 거둘 것으로 전망했다.

또한 향후 서소문 청사, 사업소, 산하기관까지 MPS를 단계적으로 실시해 2015년까지 서울시 전 기관에서 스마트사무 환경구축을 확대한다는 방침이다.

강종필 서울시 재무국장은 “스마트사무 환경을 구축함으로써 장비공유문화를 확산시켜 부서 간 칸막이 행정을 없애고 비용을 절감해 나가겠다”며 이로 인해 불필요한 업무시간을 줄이고 시민들을 위한 행정서비스가 한층 높아질 것으로 기대된다“고 밝혔다.