3. 각 접대비 지출에 대한 투명증빙 미입수금액의 손금불산입(법 제25조제2항)
△각 접대지출 건당 5만원초과에 대한 투명증빙 입수의무
접대관련 지출을 함에 있어서 당연히 업무관련성이라는 개념하에서 비용·손금처리하는 것이므로 관련증빙이 있어야 한다. 관련증빙 자체가 아예 없다면 업무무관비용이나 부실 지출이 돼 원천적으로 손금불산입된다.
관련증빙으로는 영수증·금전등록기영수증·일반개인영수증·신용카드 매출전표·세금계산서·계산서 등을 들 수 있는데 접대건당 5만원까지는 영수증(구간이세금계산서, 일상적 표현으로 간이영수증)으로도 관련증빙이 인정될 수 있으나 건당 5만원 초과 금액은 신용카드 매출전표(직불카드, 선불카드, 현금영수증 포함), 계산서(정식계산서, 주로 부가가치세 면세사업자), 세금계산서가 입수되지 않으면 '99.1.1부터의 거래지출금액에 대해 손금에 산입되지 않는다. 투명증빙입수 요건이 강화됐으므로 종전의 접대비지출명세서 제도는 폐지됐다.
△투명증빙의 범위와 유형
접대 건당(각 거래구분 단위당) 5만원초과의 지출에 대해 우선적 손금불산입이 적용되지 않으려면 다음의 투명증빙이 입수돼 보관돼야 한다.
①신용카드 매출전표, 직불카드, 외국에서 발행된 신용카드, 조특법에 의한 선불카드, 현금영수증 ②법인세법 및 소득세법상의 계산서(면세사업자), ③부가가치세법상의 세금계산서
상기 ①·②·③은 거래사업자의 거래외형 및 소득금액이 노출되며, 각 매출자·매입자가 관련 거래명세서를 세무서에 제출해 상호검증(cross-check)되는 증빙들이다. 그러나 영수증·금전등록기영수증 등은 투명증빙이 될 수 없으므로 이러한 지출은 접대비 손금불산입이 적용된다.
△거래처 경조사비 및 투명증빙없는 거래
임직원·종업원의 경조사비는 복리후생비로 분류되지만 거래처에 대한 경조사비는 일반적으로 접대비 범주에 속하는데, 외부사업자와의 거래가 아니므로 투명증빙 자체가 원천적으로 입수 불가능하다.
현재 이를 예외규정해 접대비로 인정하는 별도규정이나 시행규칙은 없는 바, 일종의 기밀비로 봐 기밀비는 손금인정접대비×10% 한도가 '99년말까지는 가능한 것을 활용해야 할 것이다. 그러나 사회현실을 반영해 어느 정도 여유를 둘 필요가 있다.
△투명증빙없는 경우의 불이익
·접대건당 5만원까지：투명증빙없어도 접대비가 인정되고 제1항의 총액한도내에서 손금산입됨.
·접대건당 5만원초과：투명증빙이 있어야 접대비가 인정(총액 한도 범위내에서)되며, 없으면 해당 접대비 전액이 손금불산입됨. 일단 손금불산입된 경우는 제1항의 접대비 한도액 계산에서도 원천적으로 빠져 이중의 손금불산입불이익은 적용되지 않으며, 투명증빙이 없어서 손금불산입된 접대비 거래지출에 대해서는 본법 제76조제5항의 2% 가산세 규정(건당 5만원초과 일반거래의 지출증빙 없는 경우)이 적용되지 않음(법 시행령 제120조제4항 규정).
→결손법인이라면 투명증빙없는 거래에 대해 접대비 계정으로 처리해 손금불산입 적용돼도 세액추가되는 부담은 없으나 일반지출로 회계처리된 상태에서 투명증빙이 없으면 지출액×2%의 가산세는 적용됨.
·지출증빙없는 거래의 접대비·일반비 계정처리 장·단점：이는 직접적 세액부담임. 즉 결손법인으로서 건당 5만원초과 거래에 대해 지출증빙없는 거래에 대해서는 일반지출액×2%의 직접적 가산세 부담보다는 접대비 지출액의 손금불산입이 직접 세금유출 부담이 없어 유리함(결손법인의 경우 지출성격이 애매한 경우 접대비 계정처리가 더 좋을 수도 있다는 뜻임). 그러나 이익법인은 접대비 손금불산입의 법인세(약 30%)보다는 2%의 가산세가 더 적음.
4. 위장가맹점 신용카드는 신용카드사용접대비 아님(법 제25조제3항)
△위장가맹점 퇴치통한 과표 현실화 도모
지출증빙입수·구비와 관련해 신용카드매출전표를 교부받는 경우 그 신용카드매출전표는 재화·용역을 실제 공급하는 신용카드 가맹점과 명의·상호·사업상 소재지가 동일해야 한다.
따라서 위장가맹점에서 교부받은 신용카드 매출전표는 신용카드를 사용하지 않는 접대비로 간주된다. 즉 신용카드 전표가 있어도 위장전표 거래분 접대비는 손금불산입된다.
△신용카드·세금계산서·직불카드 포함
직불카드와 외국 신용카드도 포함된다.
5. 접대비는 법인카드만 가능
△2001년부터 접대비는 법인카드에 한함
접대비 신용카드 사용에는 개인카드도 가능하나 2001년부터는 5만원초과는 법인명의 카드사용분만이 비용처리가 가능하다. 이를 요약하면
내 역 | '99년 | 2000년 | 2001년부터 |
법인카드로 5만원초과 접대비 사용시점 | 개인카드 가능(손금산입) | 좌 동 | 법인카드만 비용인정(개인카드는 손금불산입) |
6. 업무관련성 입증해야 손금산입 가능
△2004년부터 업무관련성 입증해야 함
접대비는 법인의 업무수행과 관련해 지출된 금액에 한해 비용으로 인정하고 있으나 업무와 직접 관련없는 향락성 고액 접대비용이 증가하는 추세이다. 따라서 정부는 건당 일정금액이상의 접대비에 대해서는 사업관련성 여부를 입증할 수 있는 지출증빙의 기록·보관방법에 관해 필요한 사항을 규정했다. 부가세·봉사료를 포함해 거래 건당 50만원이상 지출 접대비는 접대자, 접대상대방 인적 사항, 접대목적 등 업무관련성을 입증해야 손금산입할 수 있다. 만약 업무관련성을 입증하지 못하면 업무와 관련없는 비용으로 봐 손금산입이 되지 않아 법인세를 납부하게 되며 이를 지출한 사람이 법인의 자금을 유용한 것으로 봐 상여처분되고 소득세를 추가로 부담하게 된다.
7. 접대비의 손금귀속시기 결정
△접대행위 발생에 따른 발생주의 손금산입
각 사업연도에 지출한 접대비는 그 지출한 사실이 있는 사업연도에 손금에 산입하는데 여기서 지출한 사실이 있는 사업연도란 실제 접대·향응·위안 또는 이와 유사한 행위가 이뤄진 사업연도를 말한다. 따라서 접대행위는 실제 이뤄졌는데도 자금사정으로 인해 접대비를 현금으로 지급하지 못하고 미지급 비용으로 계상한 경우에도 동 미지급 비용에 대해 현금으로 지출하는 사업연도가 아닌 실제로 접대행위가 이뤄진 사업연도의 접대비에 포함시켜 한도액 계산을 해야 한다. 예컨대 접대비를 신용카드로 결제하는 경우 신용카드 결제일이 속하는 사업연도가 아닌 실제 접대행위를 한 때가 속한 사업연도의 접대비로 본다. 이와 같이 접대비의 손금산입시기는 발생주의에 의해 처리되므로 현금주의에 의해 처리되고 있는 기부금과는 다르다.
△자산 등 이연계상한 접대비의 시부인 계산
그리고 접대비를 자산이나 고정자산 등과 같이 자본적 지출 이연처리한 경우에도 지출한 사업연도의 접대비로 봐 시부인계산(즉 해당비용 손금산입 ·유보후 접대비계정에 포함해 계산함)하는데 그후 사업연도에는 접대비로 보지 않는다. 이는 가지급금 등으로 이연처리한 기부금의 처리와는 반대이다.
Ⅲ. 접대비 등의 세무조정과 관련의무
1. 접대비 지출시의 회계 및 세무처리
1) 접대비의 회계처리방법
△접대비 등의 회계처리
접대비·사례금 등은 설정과목과 명칭 여하에 불구하고 그 실질에 따라 구별하는 것이므로 접대비와 기밀비를 함께 기장한 경우에도 그 내용을 객관적으로 구분할 수 있는 경우에는 그 내용에 따라 각각 접대비 또는 기밀비로 본다. 그리고 접대비를 금전 이외의 자산으로 제공한 경우 그 자산의 가액은 이를 제공한 때의 시가에 의한다(관련 내용은 기부금회계처리 참조).
△접대비의 지출부담과 공동부담시의 안분계산
둘이상의 법인이 공동으로 접대·향응·위안 또는 이와 유사한 행위를 하고 비용을 분담한 경우이거나 동업자의 단체가 접대·향응·위안과 이와 유사한 행위를 하고 그 비용을 법인이 부담한 경우로서 그것이 업무와 관계가 있는 경비인 경우에만 접대비가 된다.
또한 접대비 지출자가 두 회사의 임원직을 겸직한 경우 당해 지출자가 지출한 접대비는 업무수행한 사실의 귀속에 따라 법인별로 계산해야 하는 것이며 업무수행 사실이 어느 법인을 위한 것인지가 불분명하다면 수익금액이나 거래금액 및 접대 중요성 등을 감안해 안분하는 방법 등과 같이 합리적인 방법으로 각각의 접대비를 계산해야 한다.
2) 접대비의 세무처리 방법
(1) 접대비의 일반적인 세무조정방법
△접대비 손금산입한도 초과액의 세무조정
손비로 계상한 접대비의 한도초과액은 각 사업연도의 소득금액 계산에 있어 손금불산입하고 기타 사외유출로 처분한다.
△요건불비한 접대비의 세무조정
법인이 접대비로 계상한 금액 중 손금산입 한도초과액으로서 지출증빙이 명확하면 기타 사외유출로 처리하나, 지출증빙이 없거나 허위 또는 업무와 관련없는 지출임이 확인되는 금액에 대하여는 당해 지출금액을 직접 손금불산입(접대비 시부인 대상금액에서 제외)하고 다음과 같이 처분한다.
◎당해 지출금액에 대한 소득의 귀속자가 분명한 때는 귀속자에 대한 상여·배당 또는 기타소득으로 처분한다.
◎당해 지출금액에 대한 소득의 귀속자가 불분명한 때는 실질적 대표자에 대한 상여로 처분한다.
(2)자산으로 계상한 접대비 한도 초과액의 세무조정방법
△자산계정상 손금불산입 해당액의 감액처리
법인이 지출한 접대비도 비용배분의 원칙에 따라 회계처리를 해야 하는데 접대비 중에는 판매비와 일반관리비에 해당하는 것도 있고 제조경비에 해당하는 것도 있을 뿐만 아니라 재고자산·고정자산 또는 무형자산 등 자산을 취득하기 위해 지출되는 것도 있다. 이와 같이 법인이 지출한 접대비가 기계설비·건설가계정·고정자산 등으로 이연처리된 금액이라도 지출한 사업연도의 접대비로 봐 합산해 시부인계산해야 하는데, 부인액의 손금불산입 적용순서는 당기 비용처리한 접대비, 건설가계정 및 고정자산순으로 세법상 감액처리한다.
△접대비 한도 초과액이 손비계상한 접대비보다 적은 경우
손비로 계상된 접대비(판매비 및 일반관리비와 제조경비에의 당기 반영분)에 자산으로 계상된 접대비를 포함해 접대비의 손금산입 한도를 계산한 결과 한도초과액이 손비로 계상된 접대비보다 적은 경우에는 초과액이 모두 당기 손비계상한 접대비 계정 금액에서 부인된 것으로 본다. 따라서 그 초과액만을 손금불산입해 기타 사외유출로 처분 종결한다. 또한 계상된 자산가액에서는 감액처리하지 않는다.
따라서 법인이 건설 중인 자산, 고정자산 등으로 처리한 접대비는 특별히 부인되지 않고 당해 자산가액으로 인정되며, 향후 세무조정에 영향없다.
△접대비 한도초과액이 손비로 계상한 접대비보다 많은 경우의 세무조정
손비로 계상된 접대비(판매비 및 일반관리비와 제조경비)에 자산으로 계상된 접대비를 포함해 접대비의 손금산입 한도를 계산한 결과 한도초과액이 손비로 계상된 접대비계정 금액보다 많을 경우에는 우선 손비로 계상된 접대비계정 전액을 손금불산입해 기타 사외유출로 처분한 다음 나머지 차액은 당해 자산가액에서 감액처리한다.
이 경우 접대비 한도초과액이 여러 가지의 자산계정에 계상된 경우에는 건설중인 자산, 고정자산순으로 감액처리한다. 여기서 '감액처리한다' 함은 계상된 취득원가를 세무상 부인하는 것이 되며, 결과적으로 감가상각비를 부인하는 것과 동일한 효과가 있다. 결국 계속적인 세무조정 대상이 된다.
△접대비 손금한도 초과액을 자산가액에서 감액하는 경우의 세무조정
법인이 지출한 접대비라 하더라도 손비로 계상하지 아니하고 자산으로 처리한 금액의 한도초과액은 직접 손금불산입하는 것이 아니라 당해 자산계정에서 감액처리한다고 위에서 설명했다.
그러나 구체적으로 당해 자산계정에서 감액처리하는 금액의 세무조정은 다음과 같이 해야 한다. 즉 자산가액에 포함돼 있는 접대비 손금한도 초과액은 손금불산입해 기타사외유출로 처분하고 동시에 동액만큼을 손금산입해 △유보로 처분한다.
이와 같이 세무조정한 후에 무형자산을 상각해 손금으로 계상하거나 고정자산의 감가상각비를 손금으로 계상할 때는 동 접대비 손금한도 초과액에 상당하는 금액을 손금불산입해 유보로 처분한다.
△손금불산입금액의 계산방법
손금불산입하는 감가상각비를 공식으로 표현하면 다음과 같다.
[당기 손금불산입될 감가상각비]
＝감액대상 고정자산의 당기 감가상각비 계상액×감액계상액의 잔액/당해연도 감액대상 고정자산의 감가상각비 계상 전 장부계상
위 공식에 있어서 감액계상액 잔액이란 감액처리한 자산의 1차년도에는 감액처리한 금액 전액이 해당되며, 2차년도 이후에는 감액처리한 금액 전액에서 1차년도부터 손금불산입한 감가상각비를 공제한 금액을 말한다.
