전자거래를 하는 모든 납세자는 기업활동 과정에서 생성되는 주요 계약서 등의 증거서류와 함께 구체적으로 담고 있는 전자기록과 통제사항까지도 보존해야만 불이익을 피할 수 있다.

세무공무원이 세무조사 등 직무상의 목적으로 납세자가 보존하는 전자기록 문서를 제출하도록 요구하는 경우 이에 응하지 못하면 조세범처벌법에 따라 불이익을 보기 때문이다.

국세청은 오는 9월1일부터 이같은 내용이 담긴 ‘전자기록의 보전방법 등에 관한 고시’를 시행하기로 했다.

고시에 따르면 주요 계약서 등의 증거서류와 함께 거래자, 거래품목, 거래연월일, 수량, 단가, 공급가액 등의 구체적인 전자기록 내용을 보존해야 한다.

전자기록은 과세기간별로 전산매체에 복사해 국내에 안전한 장소에 보존하고 관리토록 했다.

만약, 전자기록 중 일부라도 분실, 파괴, 손상돼 요건을 충족하지 못하게 되는 경우 지체없이 해당 파일을 복구하거나 재작성하고 그 사유가 발생한 때와 업무담당자, 사유 등을 별도로 관리해야 한다.

해당 파일을 복구하거나 재작성할 수 없는 경우 과세표준 신고와 관련된 장부 및 증거 등의 입증에 관한 책임은 납세자에게 있다.

전산조직을 이용해 장부와 증거서류를 작성한 납세자는 소득세 또는 법인세 과세표준 신고서와 첨부서류로 별지서식에 따른 전산조직운용명세서를 제출해야 한다.

이 고시는 데이터베이스관리시스템(DBMS)과 전자거래를 포함해 전산조직을 이용, 작성하는 모든 전자기록에 효력을 미친다.

납세자는 전자기록 보존과 함께 전산조직의 개발과 운영에 관해 시스템의 운용설명서 등 문서를 보존해야 한다.

이와함께 ▶전산처리업무의 처리절차, 규정·지침·기준 ▶개체관계도 또는 프로세스 및 DB설계도 ▶테이블 명세서(목록, 용도 및 레이아웃 포함) ▶파일 또는 테이블 목록 ▶각종 코드표 (코드 목록 및 코드 설명서 포함) ▶이용자지침서 등의 문서도 챙겨야 한다.

이 고시의 적용범위는 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용해 작성하는 모든 납세자와 외부개발 소프트웨어 개발자에게 적용한다.