ID 통제 가능해 문서.정보 유출 걱정 '끝'
직원 퇴사해도 후임자가 업무이력 파악 수월

기업용 메신저가 떠오르고 있다.

대기업인 현대차, 기아차, 현대모비스가 기업용 협업 솔루션 '플로우'를 시범 도입키로 한 것으로 지난 17일 알려졌다.

앞서 2015년에는 토스랩 '잔디', 2016년엔 이스트소프트 '팀업'이 출시돼 기업 고객을 늘려가고 있다.

유연하고 신속한 소통과 의사결정을 지원하고, 업무와 사생활을 분리하기 위한 목적에서 도입한다는 관측이다.

최근 세무대리업계에서도 메신저를 통한 업무비중이 높아지면서 업무전용 메신저를 찾는 이들이 늘고 있다. 

현재 세무사나 세무사사무소 직원들은 카카오톡과 같은 메신저로 소통하고 업무를 보고 있다. 세무사가 외부에서 세무사사무소 직원에게 업무지시를 할 때, 세무사가 수임거래처와 소통할  때, 세무사사무소 직원과 수임거래처가 필요한 내용을 주고받을 때 주로 카카오톡과 같은 메신저를 이용한다.

그러나 무분별한 정보유출이나 보안사고에 취약하다는 인식이 강해지면서 기업용 메신저에 대한 관심이 증가하고 있으며, 메신저에 이메일이나 팩스 등을 결합한 솔루션이 출시되고 있다.

그중 대표적인 게 더존비즈온의 '위하고T'와 '위하고Tedge'에 탑재된 '위톡(WE톡)'.

WE톡은 업무전용 메신저다. 예를 들어 세무사 수임거래처의 사업장 주소가 변경됐다고 가정해 보자.

수임거래처 직원이나 사장이 WE톡으로 '사업장 주소가 바뀌었다'는 메시지를 보내면 그 내용은 곧바로 세무사사무소 직원의 WE톡에 뜨고, 세무사사무소 직원은 '임대차계약서를 보내 달라'는 메시지를 다시 보낸다. 거래처 직원은 임대차계약서를 핸드폰으로 찍어서 WE톡에 올리면 끝이다.

WE톡은 수임고객사에 신고서, 납부서 등 문서전달에 유용하게 활용할 수 있도록 최적화돼 있고, 문서 영상 첨부가 가능하며 화상대화까지 지원한다.

세무사사무소 조직별, 업무별, 프로젝트별 그룹대화 및 1대1 대화가 가능하고, 모든 직원이 참여할 수 있는 공개대화방 뿐만 아니라, 제한된 인원만 참여하는 비공개 대화방도 만들 수 있다.

대화방에서 직원들의 대화 때 '위하고T'에 있는 수임고객사의 여러 정보를 불러 들여 심층적인 논의를 할 수도 있다.

또한 위톡은 세무사사무소의 업무인수인계 및 오류방지를 지원한다. 세무사사무소 직원이 퇴사를 하더라도 수임거래처와의 업무이력을 후임직원이 온전히 파악할 수 있어 업무의 단절 없이 연속성 있게 진행할 수 있다. 퇴직한 직원이 수임거래처와 언제 무슨 내용을 주고받았는지 파악할 수 있어 업무인수인계의 오류를 방지할 수 있는 것.

특히 세무사사무소 직원의 퇴사나 핸드폰 분실에 따른 정보 유출 가능성이 거의 없다. 종전에는 개인 핸드폰의 카톡에 세무업무내용이 그대로 남아있어 직원이 퇴사하면 정보나 문서의 유출 우려가 컸다.

그러나 WE톡은 직원이 퇴사하거나 핸드폰 분실시 세무사가 퇴사한 직원의 ID에 데이터 접근권한을 제한하면 되므로, 정보유출 걱정이 전혀 없다. ID가 차단되면 퇴사한 직원은 세무사사무소에서 진행했던 업무나 메신저 자료 등을 전혀 볼 수 없다.

뿐만 아니라 WE톡은 '위하고T'의 업무전용 메일.팩스와 함께 지원돼 효과적인 업무수행을 꾀할 수 있다.

위하고T를 최근 도입한 한 세무사는 "위톡은 세무대리업무에 최적화 돼 있다는 느낌을 받는다. 정보 유출 걱정이 제로(0)다"고 말했다.